ANZEIGE | Früher sagte man Konferenz statt Meeting und saß gemeinsam an einem Tisch. Während der Coronazeit entdeckte die Arbeitswelt die virtuelle Variante, mit der wir uns von Homeoffice zu Homeoffice austauschen konnten. Jetzt geht beides. Was bedeutet das für unsere Büroausstattung und unsere Meetingkultur?
„Wir müssen uns darauf einstellen, dass jedes Meeting hybrid ist“, betont Markus Etzel. Er ist Head of Modern Work im Competence Center Modern Communication bei der Bechtle-Tochter HanseVision. Aus Erfahrung weiß er, dass bei Vor-Ort-Meetings heute ein bis zwei Personen remote, also von einem anderen Ort aus, teilnehmen. Denn auch nach dem Ende aller pandemiebedingten Kontaktbeschränkungen bietet die hybride Option viele Vorteile: Insbesondere erleichtert sie die Balance zwischen beruflichen Anforderungen und persönlichen Bedürfnissen sowie die Organisation der Arbeit. „Wenn ich auf dem Rückweg von einem Termin bin, dann verpasse ich das wichtige Meeting nicht. Denn ich kann mich mobil aus dem Auto zuschalten“, sagt Dennis Trescher, Teamleiter Workplace Solutions bei Bechtle Freiburg. Er nimmt frühe Termine lieber im Homeoffice wahr, um den morgendlichen Berufsverkehr zu meiden.
„Wir müssen uns darauf einstellen, dass jedes Meeting hybrid ist.“
Markus Etzel, Head of Modern Work
Rein technisch gesehen sind hybride Meeting-Formate längst kein Problem mehr. So gut wie jeder Raum kann zum hybriden Konferenzraum werden. „Das ist der Vorteil von Microsoft Teams“, sagt Trescher. Die Plattform biete so viele unterschiedliche Features und Systeme, um alle denkbaren Anforderungen abbilden zu können. „Mit Geräten von der Stange“, betont Trescher. Bei Kundenanfragen schauen er und seine Kolleg:innen sich zunächst die entsprechenden Räumlichkeiten mit ihren Kund:innen gemeinsam an, um dann beispielweise zu entscheiden, welche Art von Kamera und Mikrofon sich am besten eignen, damit Akustik und Bildqualität stimmen. Die Möglichkeiten sind vielfältig: Decken- oder Tischmikrofone, Weitwinkel- oder sogenannte PTZ-Kameras, die in unterschiedliche Richtungen schauen können, oder digitale Whiteboards. Ein neues Feature von Microsoft macht es virtuell Teilnehmenden künftig sogar möglich, die Kamera individuell zu steuern. Ganz so, als würden sie den Kopf zum Nachbarn neigen. Zudem sollte das Homeoffice entsprechend ausgestattet sein. Wer viel remote arbeitet, kann zum Beispiel eine Speaker-Phone-Lösung installieren, da Kopfhörer auf Dauer unbequem werden können.
Auch abseits der Technik gilt es bei hybriden Meetings einiges zu beachten, damit zwischen vor Ort und remote Teilnehmenden keine Zweiklassengesellschaft entsteht. „Wenn man sich nach dem Meeting noch an der Kaffeemaschine trifft, schließt das die remote Teilnehmenden aus“, verdeutlicht Etzel. Die könnten den Eindruck gewinnen, dass sie nicht alle Neuigkeiten erfahren. Er empfiehlt deshalb eine gute Organisation. Die Führungskraft sollte klare Anfangs- und Schlusszeiten für den offiziellen Part formulieren, aber auch Smalltalk-Phasen für die zugeschalteten Teilnehmenden einplanen. Das können zum Beispiel ein paar Minuten Check-in und Check-out vor und nach dem Meeting sein. Und in den Pausen – bei längeren Treffen idealerweise wie in der Schule alle 45 Minuten – rät Etzel dazu, den Raum auch für die remote Teilnehmenden offen zu lassen.
Die sind laut Trescher zudem entspannter, wenn sie wissen, dass es ein Protokoll der Konferenz gibt und sie nicht Gefahr laufen, etwas Wichtiges zu verpassen. Für Transkripte und Zusammenfassungen bietet Microsoft Copilot neue Möglichkeiten. Der KI-Assistent kann auch bei der Vorbereitung helfen. Denn die ist in hybriden Meetings essenziell. „Alle Dokumente und Informationen müssen vorab hochgeladen und online verfügbar sein“, betont Trescher. Zugleich sollten sich auch die remote Teilnehmenden aktiv miteinbringen. Das heißt: Kamera und Ton an, außerdem das passende Outfit, um in den Arbeitsmodus zu kommen. „Sich zu zeigen, hat etwas mit Respekt zu tun“, sagt Etzel. Er rät zu einer „Grundprofessionalität“ und zitiert einen Kunden: „Remote muss einen Kragen haben.“ Also Hemd, Bluse oder Poloshirt, statt Schlabberlook.
Die neue Meetingkultur hat aber auch Grenzen. „Wir müssen uns trauen, eine klare Erwartungshaltung an Präsenz auszusprechen“, betont Etzel. Hybrid sei nicht immer möglich. Gerade vertrauliche Gespräche sollten vor Ort stattfinden. Wenn diese Präsenztermine gebündelt und mit Socializing-Maßnahmen wie einem gemeinsamen Pizzaessen kombiniert werden, fördere das zudem den Teamgeist.
Um Moderne Meetings & Events – hybrid, inklusiv & barrierefrei geht es auch am 18. Juni in der Messe Offenburg bei der Bechtle Microsoft World.
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PR-Dossier: Bechtle & Microsoft Copilot
