ANZEIGE | Viele Unternehmen haben Microsoft 365 eingeführt, oft schnell während der Pandemie. Teams-Meetings laufen, Dateien in der Cloud, und die Ablagen wirken moderner als früher. Doch der Alltag zeigt: In vielen Organisationen liegen bleibt es beim Stückwerk – Chats hier, Laufwerkskopien dort, unklare Ablagen überall. Wirklich effizient arbeitet aber nur, wer die Möglichkeiten von M365 konsequent nutzt.
„Software allein verändert nichts – Menschen tun das“, sagt Antje Vogt, Change Consultant bei Bechtle Freiburg. Sie begleitet Unternehmen, die M365 als Arbeitsumgebung neu strukturieren wollen. „Die meisten Beschäftigten haben keine Zeit, sich in neue Tools einzuarbeiten. Sie brauchen Orientierung und das Verständnis, warum sich ihre Arbeitsweise ändern soll.“
Denn Microsoft 365 ist kein weiteres Programmpaket, sondern eine Plattform für Zusammenarbeit. Wer sie nur nutzt, um E-Mails zu schreiben und Dateien in Teams zu teilen, schöpft das Potenzial nicht aus. „M365 ist eine Arbeitsweise – eine Möglichkeit, Informationen gemeinsam zu strukturieren, Abläufe transparent zu machen und Wissen dauerhaft zugänglich zu halten“, erklärt Vogt. In der Praxis zeigt sich häufig ein Muster: Jede Abteilung organisiert sich anders, Ablagen entstehen spontan, und sensible Daten landen in falschen Ordnern. Das führt zu Mehrarbeit und Unsicherheit. „Viele Unternehmen merken erst spät, dass technische Einführung und organisatorische Anpassung zwei verschiedene Dinge sind“, so Vogt. „Ohne klare Governance und Datenstrategie verliert man schnell den Überblick.“
Deshalb begleitet sie Projekte auf zwei Ebenen: Mitarbeitende lernen, wie sie effizienter zusammenarbeiten und ihre Daten sinnvoll strukturieren. Führungskräfte wiederum entwickeln mit ihrer Unterstützung verbindliche Regeln für Ablagen, Berechtigungen und Verantwortlichkeiten. „Technik kann viel, aber sie ersetzt keine Organisation. Erst wenn Prozesse und Kultur mitziehen, entsteht ein echter Mehrwert.“
Microsoft entwickelt die Plattform laufend weiter – von SharePoint bis OneDrive, von Planner bis Loop. Für Unternehmen bedeutet das: Strukturen müssen regelmäßig überprüft, Datenklassifikationen gepflegt und Richtlinien angepasst werden. „Wer Microsoft 365 aktiv gestaltet, statt nur zu verwalten, bleibt handlungsfähig – und schafft die Basis, um künftige Erweiterungen wie Copilot sicher zu integrieren“, betont Vogt.
Unternehmen, die M365 strategisch nutzen wollen, beginnen oft mit einer Standortbestimmung: Welche Tools sind im Einsatz, wie wird tatsächlich gearbeitet, wo entstehen Reibungsverluste? Daraus folgt eine strukturierte Einführung von Datenrichtlinien, Schulungen und klaren Verantwortlichkeiten – begleitet durch regelmäßige Governance-Checks. Antje Vogt unterstützt diese Veränderungsprozesse mit Workshops, Pilotprojekten und individueller Beratung. Ihr Ziel: M365 so in den Alltag zu integrieren, dass digitale Zusammenarbeit selbstverständlich wird – transparent, sicher und wirksam.
„Technik kann viel, aber sie ersetzt keine Organisation. Erst wenn Prozesse und Kultur mitziehen, entsteht ein echter Mehrwert.“
Antje Vogt, Change Consultant Bechtle Freiburg
Fünf Schritte zu einer funktionierenden M365-Arbeitsweise
Bestandsaufnahme: Welche Tools werden genutzt, wie läuft Zusammenarbeit tatsächlich ab?
Datenstruktur prüfen: Ablagen vereinheitlichen, Zugriffsrechte und Verantwortlichkeiten klären.
Governance aufbauen: Richtlinien für Datenhaltung, Freigaben und Sicherheit definieren.
Mitarbeitende befähigen: Schulungen, Power-User-Programme und klare Kommunikationsregeln etablieren.
Regelmäßig evaluieren: Nutzung, Zufriedenheit und Effizienz kontinuierlich messen und anpassen.
Für mehr Informationen und bei Fragen zum Thema Copilot
PR-Dossier: Bechtle & Microsoft Copilot
