ANZEIGE | Neue Software bringt nichts, wenn sie nicht angewendet wird. Um Kunden in Sachen User Adoption und Change Management zu unterstützen, beschäftigt das IT-Systemhaus Bechtle Freiburg die Organisationsentwicklerin Antje Vogt als Change Consultant. Sie begleitet Veränderungsprozesse, aktuell vor allem bei der Einführung von Copilot, dem KI-Assistenten von Microsoft.
„Ich helfe dabei, die Leute abzuholen. Man muss die Mitarbeitenden einbinden und bei ihnen Verständnis für die Veränderung schaffen“, sagt Antje Vogt. Sie weiß, dass die meisten keine Zeit haben, sich mit Software-Neuerungen zu beschäftigen: „Menschen, die acht Stunden pro Tag arbeiten, können sich nicht zwei Stunden mit neuer Technik beschäftigen. Sie müssen den Mehrwert erkennen, und die neue Software muss zum Selbstläufer werden.“
Eine Herausforderung, auf die die Change-Expertin häufig stößt: Copilot baut auf den cloudbasierten Officeanwendungen von Microsoft 365 auf. Die haben viele zwar im Jahr 2020 mit Beginn der Pandemie eingeführt, z.B. um Microsoft Teams anzuwenden und so schnell im Homeoffice arbeiten zu können. „Aber viele Unternehmen haben sich wenig Gedanken darüber gemacht, wo die Daten liegen oder dass es um eine tiefgreifende Transformation geht“, sagt Vogt. M365 sei kein Tool, sondern eine Arbeitsweise: eine Möglichkeit, kollaborativ zu arbeiten. Man muss sie verstanden haben, um sie effektiv zu nutzen. „M365 nur für Teams zu nutzen ist in etwa so, als ob ich ein modernes Smartphone ausschließlich zum Telefonieren benutzen würde“, verdeutlicht Vogt.
„Nur weil ich den Inhalt meines Aktenschranks digitalisiert habe, ist das noch keine neue Arbeitsweise.“
Antje Vogt, Change Consultant Bechtle Freiburg
Auf der Stärke von Microsoft 365 baut Copilot auf. Natürlich kann man den neuen KI-Assistenten nur punktuell einsetzen, beispielsweise, um sich beim Schreiben von E-Mails helfen oder lange Dokumente zusammenfassen zu lassen. „Die Mitarbeitenden finden das bestimmt toll, und Copilot bringt auch so auf alle Fälle einen Mehrwert“, sagt Vogt. So sei es aber nicht gedacht. Denn solange man nicht in der umfassenden Arbeitsweise von M365 angekommen ist, müsse man explizit daran denken, die KI zu nutzen. Und noch entscheidender: Wenn die Daten der Organisation nicht in der Cloud sind, kann Copilot auch nicht darauf zugreifen und sein volles Potenzial entfalten.
Die Organisationsentwicklerin agiert deshalb auf zwei Ebenen: Sie setzt einerseits bei den Mitarbeitenden an und befähigt sie, die neuen Möglichkeiten zu nutzen. Und sie nimmt andererseits die Führungsebene mit, um die organisatorischen Voraussetzungen zu schaffen, die eine optimale Nutzung ermöglichen. „Man muss verstehen: Nicht Copilot ist für die Daten zuständig, sondern der Mensch. Als Endanwender:in ist er oder sie dafür verantwortlich, ob das, was Copilot ausgibt, anwendbar ist“, verdeutlicht Vogt.
Dabei stellt sie fest, dass die Berührungsängste gegenüber Copilot wesentlich geringer sind, wenn die Unternehmen M365 als Standard adaptiert haben. Denn dieser Schritt ist noch größer als der zur Nutzung des KI-Assistenten. Vogt vergleicht es mit dem Ablagesystem: „Nur weil ich den Inhalt meines Aktenschranks digitalisiert habe, ist das noch keine neue Arbeitsweise. Ich muss immer noch Dateien suchen. Der wirklich große Schritt ist es, den Suchprozess auszulagern und nur noch zu wissen, wie ich ihn starten kann.“
Dafür muss man Copilot „prompten“, also die richtigen Fragen stellen. Ein Beispiel: Nach einer Woche Urlaub schaut Vogt, die Copilot selbst nutzt, nicht alle Mails durch, sondern fragt den KI-Assistenten nach den wichtigsten. Ähnlich bei Terminen. Oder sie nutzt ihn als Sparringspartner, um Texte vorzubereiten. Denn Copilot lernt, wie der Mensch seine Mails verfasst, und bietet ähnliche Formulierungen an. „Man kann unglaublich viel damit machen“, sagt Vogt. Copilot sei ein ganz großer Mehrwert – vor allem dann, wenn Kolleginnen und Kollegen Informationen austauschen und so die Künstliche Intelligenz weiterentwickeln. Copilot sei ein Anreiz, alle Möglichkeiten von Microsoft 365 richtig zu nutzen, glaubt Vogt.
Über User Adoption und Change Management spricht Antje Vogt auch am 18. Juni in der Messe Offenburg bei der Bechtle Microsoft World 2024.
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