ANZEIGE |Ein neues ERP bedeutet mehr als eine Software einzuführen. Es ist Unternehmensprojekt, dass über Wirtschaftlichkeit und Zukunft entscheidet. Wie phase5 empowering mittelständische Unternehmen aus der Region sicher und durch den Prozess führt.
Wenn mittelständische Unternehmen ein neues ERP-System einführen wollen, beginnt für viele eine Reise mit vielen Risiken: unübersichtliche Anbieterlandschaft, schwer vergleichbare Funktionen, komplexe Verträge, verunsicherte Mitarbeitende. Und das kommt alles on top zum laufenden Geschäft. Für phase5 empowering hingegen ist das ihr routinierter Alltag. In den vergangenen zwölf Jahren haben die Projektspezialisten zahlreiche solcher Projekte erfolgreich gesteuert. Wie sie das machen, zeigen Einblicke in unterschiedliche Projektphasen in mittelständischen Unternehmen.
Textilhandel: Anpassungen inbegriffen
Bei einem Textilhändler klärte das Team um Marina Stottele und Daniel Schmälzle die zunächst die strategischen Ziele mit der Geschäftsführung. Es ging dabei etwa um Updatefähigkeit, Datensicherheit, internationale Lieferantenintegration, Anbindung an Onlineshop-Plattformen. Im nächsten Schritt wurden die Mitarbeitenden aller betroffener Fachbereiche eingebunden. Aus Strategie und Nutzerfeedback entstand ein Kriterienkatalog für zehn Softwareanbieter. Zwei kamen in die Endrunde. Mit einem detaillierten „Drehbuch“ mussten diese zwei Tage lang vor den zukünftigen Anwendern zeigen, wie ihre Systeme reale Abläufe des Unternehmens abbilden. Nach der fachlichen Entscheidung folgten die Vertragsverhandlungen.
„Viele schauen zu sehr auf Lizenzkosten.“ – Daniel Schmälzle
„Viele schauen zu sehr auf Lizenzkosten“, berichtet Daniel Schmälzle. Dabei treiben andere Aspekte die Kosten hoch, wenn der Anbieter jede Verzögerung und jede Anpassung berechnen kann. „Das kann man mit vorrausschauender Planung und guten Verträgen vermeiden“, erklärt er.
Medizintechnik: Bedarf statt Gewohnheit
Martina Stottele schildert am Beispiel eines ihrer Kunden aus dem Medizintechnikbereich, wie entscheidend eine neutrale Position und der gesamtüberblick ist. Kurz vor Ende des ERP-Projekts, als Tests bereits liefen und das Team eigentlich nur noch letzte Haken setzen wollte, kam aus einer Abteilung eine vermeintlich harmlose Forderung: „Wir müssen Aufträge bis zur letzten Minute ändern können.“ Für Marina Stottele ein Alarmzeichen. Denn solche Eingriffe klingen banal, haben aber enorme Auswirkungen. Also fragte sie nach: „Warum muss etwas noch im letzten Moment geändert werden? Was bedeutet das für Produktion, Logistik und Planung?“ Die Analyse brachte Überraschendes zutage. Diese „Minutengenauigkeit“ war kein betrieblicher Bedarf, sondern schlicht Gewohnheit. Und sie verursachte massive Störungen im gesamten Unternehmen: Die Logistik musste ständig umplanen, die Produktion verlor Taktzeiten, Fehler häuften sich. Als die Abhängigkeiten sichtbar wurden, war der Widerstand plötzlich weg. Marina Stottele erläutert, dass sie durch ihre Distanz manche Dinge früher erkennen und auch „provokanter“ nachfragen können, warum es bestimmte Spezifika braucht.
Maschinenbau: ein System spart viele Schrauben
Die Einführung eines ERP-Systems zeigt ihren Wert oft dort, wo zuvor niemand genau hinsah. In einem Maschinenbauunternehmen etwa hatte jede der über 30 Tochtergesellschaften sein eigenes Lagerbestandsystem. Jeder Standort bestellte beispielsweise die gleiche Schraubengröße beim selben Lieferanten. Mit dem neuen ERP gab es erstmals einen einheitlichen Artikelstamm. Das Ergebnis: Der Konzern konnte zentral planen, wie viele Schrauben er tatsächlich im Jahr benötigt, Bestände optimieren und deutlich bessere Einkaufskonditionen verhandeln.
„Ich habe noch nie erlebt, dass durch Digitalisierung Jobs gestrichen wurden, sie verändern sich, werden aber nicht weniger.“ – Marina Stottele
Doch ERP bedeutet nicht nur Datenharmonisierung, sondern auch organisatorische Veränderungen. Lokale Einkäufer verloren Routineaufgaben, weil der Einkauf zentralisiert wurde – ein sinnvoller Schritt, der die Komplexität im Gesamtsystem reduziert. Parallel entstanden neue Rollen: etwa für Stammdatenpflege und Datenqualität, Aufgaben, die vorher schlicht nicht existierten.
Nach sechs Monaten zeigten sich die Effekte im Tagesgeschäft: weniger Doppelarbeit, effizientere Beschaffung, sauberere Daten und erstmals verlässliche Transparenz über Lagerbestände und Materialflüsse. Und die Sorge um Arbeitsplätze? „Ich habe noch nie erlebt, dass durch Digitalisierung Jobs gestrichen wurden, sie verändern sich, werden aber nicht weniger“, sagt Marina Stottele.
Weitere Informationen: www.p5-empowering.de/erp
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