ANZEIGE | Marina Stottele und Daniel Schmälzle von phase5 empowering haben schon viele IT-Projekte im Mittelstand erfolgreich begleitet. Häufig wurden sie allerdings erst dann hinzugezogen, wenn ein Projekt kurz vor dem Scheitern stand. Damit es gar nicht so weit kommt, geben sie hilfreiche Tipps für Geschäftsführer und deren Management-Team.
„Wir haben es bereits erlebt, dass ein Geschäftsführer ein Team mit der Einführung eines neuen ERP-Systems beauftragte – und nach acht Monaten hören musste: Wir schaffen das nicht“, berichten Marina Stottele und Daniel Schmälzle. In der Annahme, das könne doch nicht so schwer sein, übernahm der Chef dann kurzerhand selbst die Projektleitung. Doch nach weiteren Monaten scheiterte das Vorhaben dann komplett. Ein ERP-Projekt ist keine Aufgabe für den Firmenchef selbst. Vielmehr muss er es richtig aufsetzen und gut delegieren. Welche zentralen Faktoren dabei zu beachten sind, fassen Stottele und Schmälzle in sechs Punkten zusammen. Diese beziehen sich nicht allein auf ERP, sondern generell auf die Einführung von modernen IT-Projekten, etwa auch auf CRM-Systeme.
1. Ziele klar definieren
Zu Beginn eines Projekts müssen Zielsetzung und Zeitrahmen eindeutig definiert werden. Dazu zählt insbesondere die klare Festlegung des Funktionsumfangs des neuen ERP-Systems. Werden Anforderungen hingegen schrittweise und ungeplant ergänzt, entsteht schnell eine Never-ending-Story, die unnötig Zeit und Geld verschwendet.
Diese Klarheit dient auch als eine Art Selbst-Audit für die Führungskraft. Das fällt vielen schwer, denn die Versuchung ist groß, während des Projekts immer neue Ideen einzubringen. In dem Moment droht das Projekt jedoch schwammig und schwerer steuerbar zu werden.
2. Geld- und Personalrahmen festlegen
Das Projekt braucht klare Leitplanken: Es muss festgelegt sein, welches Budget und welche personellen Ressourcen eingesetzt werden und wo die Entscheidungskompetenzen liegen. Projektleiter und -Teams sowie externe Partner müssen genau wissen, was sie eigenständig entscheiden dürfen und wann Rücksprachen notwendig sind.
3. Kein Mikromanagement betreiben, sondern Fachleuten vertrauen
Die Geschäftsführung sollte sich aus dem Operativen rauszuhalten und den Fachleuten das Feld überlassen. Bei IT-Projekten ist die Komplexität grundsätzlich hoch und dafür braucht es Experten für die Umsetzung. Die Realität zeigt: ERP-Projekte sind fast immer komplexer als gedacht. Die Rolle der Geschäftsführung ist es, Entscheidungen zu ermöglichen, ohne sich in Details einzumischen.
4. Eine kompetente Projektleitung einsetzen
ERP-Projekte brauchen eine erfahrene Person, die das Vorhaben federführend steuert. Das ist weder eine Nebenrolle noch eine Teilzeitaufgabe. Denn professionelles Projektmanagement besteht nicht aus Power-Point-Präsentationen, sondern umfasst eine Menge Aufgaben wie Koordination, Kommunikation und Konfliktmanagement. Genau dafür braucht es Zeit – mindestens zwei Tage pro Woche, oft mehr.
5. Prioritäten festlegen
Die Geschäftsführung muss eindeutig festlegen, welche Priorität ein ERP-Projekt im Unternehmen hat. Dabei muss klar sein, dass ein solcher Projekt ins Tagesgeschäft eingreift, da es Ressourcen bindet, die an anderer Stelle fehlen. Die Priorität muss für alle Beteiligten verbindlich sein. Mitarbeitende dürfen nicht situativ selbst entscheiden, ob sie beispielsweise den Auftrag abwickeln, anstatt das anstehende, aber unbeliebte ERP-Testing durchzuführen. Wenn klar ist, dass in dem Fall ERP Priorität hat, dann geht eine Lieferung im Zweifelsfall auch mal einen Tag später raus.
6. Harte, aber faire Verträge mit den IT-Anbietern
Projekte brauchen Verträge, die Risiken und Chancen fair verteilen nach dem Prinzip: geteiltes Leid, geteilte Freude. Verzögerungen oder Mehraufwände dürfen nicht einseitig zulasten des Kunden gehen. Auch der Anbieter muss Verantwortung tragen, wenn Termine nicht eingehalten werden. In der Praxis profitieren die Dienstleister häufig von Verzögerungen, da zusätzliche Leistungen schnell teuer werden. Jede Anpassung, jede nachträgliche Änderung, jeder Aufschub verursacht Zusatzkosten. Mit entsprechenden Leistungsumfängen sowie Anreiz- und Sanktionsmechanismen lassen sich Verträge wirksam absichern. Das ist für beide Seiten gut, weil es die Grundlage für eine gelingende Zusammenarbeit ist.
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PR-Dossier: phase5 empowering
