ANZEIGE | Die Einführung eines modernen ERP-Systems gehört zu den wichtigsten und zugleich heikelsten Projekten im Mittelstand. Warum sich Unternehmen mit einem neuen ERP beschäftigen sollten, wie sie die passende Lösung finden und weshalb Change-Management mindestens so wichtig ist wie IT, erklären Marina Stottele und Daniel Schmälzle von phase5 empowerment im Interview.
Warum braucht ein mittelständisches Unternehmen ein neues ERP-System?
Marina Stottele: Weil man fast immer dazu gezwungen wird. Häufig kündigt der bestehende Softwareanbieter die Weiterentwicklung auf. Oder das aktuelle System reicht nicht mehr aus. Gerade betreuen wir einen stark wachsenden Kunden, dessen aktuelles System aber nur eine begrenzte Anzahl an Transaktionen verarbeiten kann. Da ist klar: Es braucht was Neues. Und ganz offen gesagt, ist ein ERP-Wechsel ist ein Kraftakt, den man sich eigentlich sparen möchte, weil er viel Zeit der Mitarbeitenden vom operativen Geschäft wegnimmt.
Was sind die Vorteile eines modernen ERP?
Marina Stottele: Ein modernes ERP deckt alle zentralen Prozesse ab wie Finanzbuchhaltung, Logistik, Produktion, Einkauf, Lagerhaltung, Konditionen und Stammdaten – und das unter einem Dach, sprich einer ansprechenden Oberfläche. Der Clou liegt im geschmeidigen Zusammenspiel der Prozesse – und heutzutage vor allem in der Automatisierung. Dazu zählen immer präzisere Prognosen, Engpasswarnungen und ganz klar die Möglichkeiten durch KI-Sprachmodelle, die die Eingabe ins System deutlich vereinfachen, beispielsweise bei Auswertungen. Statt zu wissen, welche Information wo steht, kann man sagen: Erstelle mir einen Verkaufsbericht für diese Warengruppen im Vergleich zum Vorjahr.
Und Sie unterstützen Unternehmen bei der Auswahl des passenden Systems?
Daniel Schmälzle: Ja. Wir führen unsere Kunden zum passenden System. Dabei starten wir mit einer gründlichen Evaluierung der Prozesse und prüfen zusammen mit den späteren Benutzern, was das Unternehmen braucht. Auf Basis eines detaillierten Kriterienkatalogs schauen wir, welche Anbieter passen, holen Angebote ein, machen Testläufe – wieder mit den Benutzern – und verhandeln die Verträge.
Wenn die schwierige Auswahl einmal getroffen ist – warum sollte ein Unternehmen Sie auch für den gesamten Einführungsprozess des ERP-Systems engagieren? Das Produkt samt Implementierung kommt dann ja vom IT-Anbieter.
Daniel Schmälzle: Weil die Einführung oder Umstellung eines ERP-Systems weit mehr ist als ein IT-Projekt. Ich vergleiche es gerne mit einer Operation am offenen Herzen. Es betrifft die gesamte Unternehmensorganisation und vor allem die Menschen, die täglich damit arbeiten. Es verändert Arbeitsabläufe, Rollen und Verantwortlichkeiten. Daher braucht es ein gutes Change-Management, sonst scheitert es. Ehrlicherweise haben die Lösungsanbieter genug damit zu tun, ihren eigenen Laden auf Spur zu halten. Umso wichtiger ist eine starke Steuerung auf Kundenseite, sonst wird daraus schnell eine teure Never-Ending-Story.
Was bedeutet Change Management in dem Zusammenhang?
Marina Stottele: Das bedeutet, alle Veränderungen zu kommunizieren, zu steuern und zu begleiten – und das geht weit über technische Anpassungen hinaus. Ein neues ERP-System sorgt fast immer für Unsicherheit: Was ändert sich? Habe ich mehr Arbeit? Ist meine Erfahrung noch etwas wert? Werde ich noch gebraucht? Deshalb ist es wichtig, die Mitarbeitenden früh einzubeziehen. Gerade Schlüsselanwender und Teams müssen echten Einfluss auf das Projekt haben, und ihre Expertise, Fragen und Bedenken müssen ernst genommen werden. Transparenz ist dabei zentral.
Wie begegnen Sie den Unsicherheiten?
Daniel Schmälzle: Auf praktischer Ebene durch ‚Probefahren‘. Das bedeutet, die Mitarbeitenden können die neue Software live testen. So entwickeln sie ein Gefühl dafür, wie gut sie zu ihren Prozessen passt und lernen die Vorteile kennen. Auf menschlicher Ebene bedeutete es, die Sorgen ernst zu nehmen und dafür Lösungen zu finden. Dass jemand seinen Arbeitsplatz aufgrund digitaler Neuerungen verliert, habe ich noch nicht erlebt. Das Jobprofil kann sich durchaus ändern.
Wie lange dauert ein ERP-Projekt von der Evaluierung über die Verträge bis zur Implementierung samt Change Management?
Marina Stottele: Das variiert stark je nach Größe des Unternehmens, aber eineinhalb Jahre dauert es leider locker. Im Mittelstand kann normalerweise niemand komplett für das Projekt freigestellt werden. Die Arbeit läuft daher zusätzlich zum Tagesgeschäft. Wenn wir Unternehmen unterstützen, stellen wir uns darauf ein und gleichen aus, wo es Sinn macht.
Wie zahlt sich Ihre Routine und Expertise finanziell für Ihre Kunden aus?
Daniel Schmälzle: Mit uns sparen Unternehmen Kosten. Wir machen das seit zwölf Jahren, wir kennen den Anbietermarkt und die Fallstricke. Ein Beispiel: Softwareanbieter verdienen an individuellen Anpassungen, die extra kosten. Wir gestalten Verträge so, dass der Anbieter nicht von jeder Zusatzanforderung profitiert, und stellen sicher, dass nur notwendige und sinnvolle Anpassungen umgesetzt werden. Zudem sind wir die neutrale Instanz zwischen Anbieter, Anwender sowie Auftraggeber und behalten stets das Gesamtziel und Budget im Blick.
Weitere Informationen: www.p5-empowering.de/erp
PR-Dossier: phase5 empowering
