ANZEIGE I Ob es Verträge, Sonderkonditionen oder Absprachen mit Kunden oder Lieferanten sind, zentrale Informationen laufen bei einigen Unternehmen nur auf dem Chef-Schreibtisch zusammen. Die SIRIUS GmbH zeigt, wie sich so ein Flaschenhals mit der Einführung digitaler Strukturen vermeiden lässt.
Wenn Wissen in der Chefetage stecken bleibt, entstehen gleich mehrere Schwierigkeiten. Im schlimmsten Fall stehen die Prozesse still, wenn eine Führungskraft ausfällt. „Die Buchhaltung wartet auf Freigaben, Projekte verzögern sich, Entscheidungen bleiben liegen“, zählt Bahadir Alaz, Serviceleiter bei SIRIUS, die Folgen auf. Zudem sei es ein Problem, wenn Mitarbeitende nicht wissen, welche Prioritäten gelten oder welche Informationen bereits vorliegen. Im Zweifel werden Dokumente dann doppelt angefordert oder bleiben irgendwo hängen. Häufig haben solche Strukturen nicht mit Misstrauen zu tun, sondern mit Gewohnheiten. „Wir sehen bei vielen unserer Kunden, dass diese Kultur, in der alles über den Tisch der Geschäftsführung gehen muss, über die Jahre gewachsen ist“, bestätigt Fabian Schüler, CEO bei SIRIUS. „Doch je größer und komplexer ein Unternehmen ist, desto weniger funktioniert dieses Modell.“
Die Lösung sind transparente Prozesse. Etwa mit der zentralen, sicheren Dokumentenstruktur von DocuWare. „Ein Dokumentenmanagementsystem wie DocuWare schafft eine revisionssichere, zentrale Ablage aller geschäftsrelevanten Dokumente“, erklärt Schüler. In der Praxis heißt das: Verträge bleiben nicht im E-Mail-Postfach der Geschäftsführung liegen, sondern werden strukturiert archiviert und allen berechtigten Personen zugänglich gemacht. „Die Freigabeprozesse laufen digital und die Buchhaltung muss niemanden mehr hinterherlaufen“, erläutert Bahadir Alaz.
Wissensmonopole auflösen
Viele Wissensmonopole entstehen im operativen Alltag: Kundenabsprachen bleiben im Kopf der Geschäftsführung, der Projektstatus ist nur mündlich bekannt, Angebote existieren lediglich als Einzeldateien. Dabei kann Zoho helfen. „Während DocuWare Dokumente strukturiert verwaltet, sorgt Zoho für Transparenz in der Zusammenarbeit“, betont Alaz. Die cloudbasierten Business-Plattform ermöglicht es Unternehmen, ihre täglichen Abläufe digital, integriert und weitgehend automatisiert zu steuern. Statt vieler einzelner Programme hat man ein durchgängiges System, in dem Zoho fast alle wichtigen Geschäftsbereiche bündelt – von CRM und Projektmanagement über Finanzprozesse bis hin zu Auswertungen und Automatisierungen. Damit können Informationen systematisch erfasst werden: Kundenhistorien sind im CRM dokumentiert, Aufgaben und Zuständigkeiten klar geregelt, Erinnerungen kommen automatisch und Projektfortschritte sind für alle Beteiligten sichtbar.
Die Einführung digitaler Strukturen war auch für die Belle AG aus Whyl ein Gamechanger. Das Stahlbauunternehmen arbeitet schon lange im Bereich Drucker mit SIRIUS zusammen. Nun geht man gemeinsam das Projekt Digitalisierung an. Eine sehr angenehme Zusammenarbeit, findet Aline Hernandez, die als kaufmännische Geschäftsleiterin an Bord ist. Ihr ist vor allem der Austausch auf Augenhöhe wichtig: „Mir wurde nichts verkauft oder aufgeschwatzt, sondern wir haben einfach nur Ideen ausgetauscht. Bis jetzt zur Implementierung läuft es einfach spitze.“ Das Kaiserstühler Unternehmen, das hauptsächlich Balkone, aber auch große Stahlbaukonstruktionen für die Chemieindustrie verbaut, setzt auf Agilität. „Wir können uns auf die verschiedenen Kundenwünsche einstellen und das Projekt bis ans Ende treiben, egal was passiert“, sagt Hernandez.
„SIRIUS hat uns aufgezeigt, worin Potenzial steckt, was wir genau mit der Digitalisierung hinbekommen und welche Prozesse wir implementieren können, um schneller, agiler und mit weniger Manpower effizienter voranzukommen.“ – Aline Hernandez, Belle AG
Gemeinsam mit SIRIUS hat Belle den Prozess analysiert. „Sie haben uns aufgezeigt, worin Potenzial steckt, was wir genau mit der Digitalisierung hinbekommen und welche Prozesse wir implementieren können, um schneller, agiler und mit weniger Manpower effizienter voranzukommen“, sagt Hernandez. Der Start war sanft, man hat in der Buchhaltung begonnen. Das soll aber erst der Anfang gewesen sein, davon ist Aline Hernandez überzeugt: „Ich bin sicher, dass wir in mehreren Jahren auch Auswertungen, Angebote und Projektabwicklung gemeinsam umsetzen können. Ich denke, wir stehen erst am Anfang eines großen Meilensteins mit SIRIUS.“
Weitere Informationen: www.sirius-gmbh.de
PR-Dossier: SIRIUS
