ANZEIGE I Die SIRIUS GmbH aus Freiburg-Hochdorf begleitet Mittelständler auf ihrem Weg in die digitale Zukunft. Das Unternehmen, das als klassischer IT- und Printdienstleister begann, ist heute ein Transformationspartner für Cloudlösungen, Prozessoptimierung und Dokumentenmanagement.
Wenn das Team von SIRIUS als Partner zu mittelständischen Unternehmen kommt, trifft es auf völlig unterschiedliche Voraussetzung. Doch eigentlich stehen alle Kunden vor denselben Herausforderungen: unübersichtliche Bürokratie, wachsende Datenmengen und der allgegenwärtige KI-Diskurs setzen Betriebe unter Druck. SIRIUS-Serviceleiter Bahadir Alaz begleitet Unternehmen bei der Einführung von Dokumentenmanagementsystemen (DMS) wie DocuWare. Seine Aufgabe beginnt dort, wo der Mittelstand oft noch analog oder halb-digital unterwegs ist. „Wenn ein DMS-Projekt startet, schauen wir uns zunächst an: Wie ist das Archiv heute organisiert? Wie werden Dokumente abgelegt? Wie ist die Datenqualität?“ erklärt der 44-Jährige. Vom Faxgerät bis zur händisch geführten Excel-Liste, vom riesigen Ordnerarchiv bis zur gewachsenen Serverstruktur sei alles dabei.
„Ein Knopfdruck und dann habe ich sämtliche Rechnungen, kann sie filtern und organisieren. Allein das ist schon ein sehr enormer Vorteil.“ – Christian Orendt, Andocksysteme Untch
Dann beginnt die Arbeit: Gemeinsam mit dem Kunden definiert Alaz künftige Prozesse, testet sie und schaltet sie anschließend live. DocuWare fungiert als digitale Schaltzentrale: Sämtliche eingehenden Unterlagen wie Rechnungen, Vertragsdokumente oder Schriftverkehr werden nicht mehr in Aktenordnern abgelegt, sondern digitalisiert, indexiert und in einem zentralen Archiv gespeichert. Dadurch gewinnen Nutzende orts- und geräteunabhängigen Zugriff auf ihre Daten – egal ob im Büro, im Homeoffice oder unterwegs. Ziel ist eine zentrale, revisionssichere Ablage, in der Informationen transparent zugänglich sind – ohne dass Mitarbeitende Belegen hinterherrennen müssen. Das System erinnert automatisch an Fristen, Eskalationen oder notwendige Freigaben.
Technisch versiert, menschlich stark
Die Firma Andocksysteme Untch GmbH aus Badenweiler ist mit SIRIUS als Partner bereits den Weg der Digitalisierung gegangen. Untch ist auf zuverlässige Schnittstellen-Technologien wie Doppelklappensysteme spezialisiert. Herausforderungen waren sensible Kundendaten, vor allem Patente und Kundenzeichnungen. „Deshalb haben wir uns bewusst für dieses System entschieden und auch speziell für die Firma SIRIUS, mit der wir sehr gute Erfahrungen gemacht haben“, sagt Christian Orendt, der bei Andocksysteme Untch fürs Accouting und die IT-Abteilung zuständig ist. Besonders wichtig war ihm die menschliche Komponente: „Natürlich ging es uns um das Dokumentenmanagementsystem von DocuWare, aber genauso wichtig ist der sehr gute Support.“
Mittlerweile hat Untch bereits viele ihrer Prozesse digitalisiert und genießt die Vorteile: „Jetzt sehen die Mitarbeitenden automatisch den Rechnungseingang, der bearbeitet werden muss.“ Früher mussten die Angestellten die Rechnungen aus Ordnern suchen, einscannen, verschicken, erneut abheften und den Ordner zurückbringen. „Das ist heute alles obsolet“, sagt Orendt. „Ein Knopfdruck und dann habe ich sämtliche Rechnungen, kann sie filtern und organisieren. Allein das ist schon ein sehr enormer Vorteil.“ Genau diesen Mehrwert möchte SIRIUS erreichen. Denn digitale Prozesse vermeiden doppelte Arbeit, reduzieren damit Fehlerquellen und sparen Zeit. „Niemand sollte heute noch Rechnungen suchen, Dokumente kopieren oder manuell Listen abgleichen, das kann das System erledigen“, sagt Alaz. Das bestätigt auch Christian Orendt: „Was Besseres hätten wir gar nicht finden können. Ich freue mich schon auf die nächsten Jahre mit den Systemen. Für uns war das genau der richtige Weg.“
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