ANZEIGE I „Go Paperless“ lautet das Motto der SIRIUS GmbH aus Freiburg. Der IT-Dienstleister begleitet seit vielen Jahren Unternehmen auf dem Weg in eine effiziente, sichere und zukunftsfähige Dokumentenwelt.
Seit mehr als vier Jahrzehnten zählt die SIRIUS GmbH zu den etablierten Partnern im Bereich Cloud- und Print-Lösungen und hat in den letzten Jahren ihren Fokus konsequent auf digitale Prozesse und Dokumentenmanagementsysteme gelenkt. Im digitalen Wandel sieht das Unternehmen nicht nur technischen Fortschritt, sondern die Chance, Arbeitswelten grundlegend zu verbessern: schneller, transparenter und nachhaltiger zu gestalten. Natürlich auch mithilfe von Künstlicher Intelligenz, aber nicht nur. „Wir versuchen, den Hype zu entzaubern. KI ist kein Zauberstab. Ohne strukturierte Prozesse und saubere Daten funktioniert sie nicht“, sagt Geschäftsführer Fabian Schüler. „Wir sprechen mit unseren Kunden darüber, wo die KI heute realistisch Mehrwert bringt – etwa bei der Automatisierung repetitiver Aufgaben oder beim Abgleich großer Datenmengen – und wo sie überschätzt wird.“ Ziel sei es, Unternehmen zu befähigen, strategisch zu denken: Welche Voraussetzungen sind nötig, welche Schritte sinnvoll? Für Fabian Schüler stehen wir an einem Wendepunkt. „Ich nenne das gerne den iPhone-Moment der Digitalisierung“, sagt der SIRIUS-Chef. „Entweder man bereitet sich jetzt strukturiert vor – oder man muss reagieren, wenn der Druck schon zu groß ist.“
„Digitalisierung ist Teil der Kultur. Wenn das Mindset fehlt, bringt die beste Technik nichts.“ Fabian Schüler, CEO SIRIUS
Zum Kerngeschäft von SIRIUS gehört die Go-Paperless-Initiative mit der Software DocuWare. Die cloudbasierte Anwendung für Dokumentenmanagement und Workflow ermöglicht es Unternehmen, ihre Dokumente digital zu erfassen, sicher zu archivieren und automatisierte Abläufe zu gestalten. Der erste Schritt zu einem papierlosen Büro ist die Einführung eines digitalen Dokumentenmanagementsystems. „Das ist vor allem für diejenigen interessant, die remote arbeiten“, erklärt Fabian Schüler. „Um Dokumente zu speichern, zu organisieren und zu teilen, bieten wir cloudbasierte Lösungen. Dadurch sparen unsere Kunden nicht nur Papier, sondern können auch schnell und sicher auf ihre Dateien zugreifen – unabhängig davon, wo sie gerade arbeiten.“
Kein Problem mit Datenschutz
Doch Go Paperless bedeutet weit mehr als nur eingesparte Druckerkosten oder leere Archivregale. Für SIRIUS steht beim papierlosen Büro die Prozessoptimierung im Vordergrund: Denn automatisierte Workflows reduzieren manuelle Routinen, minimieren Fehlerquellen und schaffen neue Transparenz über Unternehmensprozesse. Durch die Verbindung von DocuWare mit bestehenden Systemen in der Buchhaltung oder im CRM entstehen reibungslose Datenflüsse, die den Arbeitsalltag spürbar erleichtern. Rechnungen vergleichen, Listen abgleichen, Dokumente kopieren – das sind Tätigkeiten, die Systeme heute besser erledigen können. Ersetzen sollen sie die Menschen nicht, aber mehr Freiraum für kreative Aufgaben schaffen. „Automatisierung hilft, das vorhandene Team zu entlasten. Es geht darum, repetitive Aufgaben zu reduzieren, die sowieso keinem Spaß machen“, sagt Schüler.
Ein weiterer Pluspunkt: Compliance und Datenschutz. Die digitale Archivierung nach anerkannten Standards sorgt für Rechtssicherheit und Nachvollziehbarkeit. „Gerade in Branchen mit hohen Anforderungen an die Dokumentationspflichten ist das ein klarer Wettbewerbsvorteil“, sagt Fabian Schüler. Das geschulte Team begleitet die Kundinnen und Kunden von Anfang an: Egal, ob die Unterlagen bereits in digitaler Form vorliegen, noch zeitsparend und effizient digitalisiert werden sollen oder aus Drittsystemen kommen – alle Dokumente werden GoBD-konform abgelegt und revisionssicher archiviert.
Bei allem, was SIRIUS tut, steht der Faktor Mensch immer im Fokus. „Digitalisierung ist Teil der Kultur“, sagt Schüler. „Wenn das Mindset fehlt, bringt die beste Technik nichts.“ In den Workshops sitzen häufig Geschäftsführung, IT und Buchhaltung mit jeweils unterschiedlichen Perspektiven, berichtet der Geschäftsführer. „Die Geschäftsleitung denkt strategisch, die IT an Stabilität, die Buchhaltung an Entlastung. Unsere Aufgabe ist es, diese Interessen auszubalancieren.“
Weitere Informationen: www.sirius-gmbh.de
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