Neue technische Möglichkeiten und ein verändertes Buchungsverhalten – online statt telefonisch und persönlich – lassen es zu über die eigene Website Übernachtungen sowie weitere Leistungen wie z.B. Stadtführungen zu verkaufen. Angesichts der modernen, leistungsfähigen Buchungssysteme ist die FWTM zum Schluss gekommen, dass die Rückübernahme des Buchungsservice im Eigenbetrieb der FWTM zum jetzigen Zeitpunkt strategisch sinnvoll und kostendeckend durchgeführt werden kann. FWTM-Geschäftsführer Bernd Dallmann sieht in der Betreuung des Buchungsservice durch die FWTM Vorteile: „Mit der Rückübernahme garantiert die FWTM einen lokalen Zusammenschluss zum Wohle der Gästeunterkünfte am Standort Freiburg und die Schlagkraft des Freiburgmarketings steigt.“
Die Freiburger Hotellerie ebenso wie der Deutsche Hotel- und Gaststättenverband e.V. (DEHOGA) haben den Prozess eng begleitet. In zahlreichen Arbeitsgruppensitzungen zwischen der FWTM und den Hotellerie-Vertretern wurden die Abläufe und Konditionen für den neuen Buchungsservice ausgehandelt und vereinbart. In zwei Informationsveranstaltungen für die Hotellerie und die Privatvermieter wurden die Verträge gemeinsam von FWTM und DEHOGA vor-gestellt und erläutert. Ziel des Verfahrens war es, ein für alle Seiten günstiges und attraktives Angebot zu schaffen, das auch die unter-schiedlichen Bedürfnisse unterschiedlicher Anbieter – Kettenhotellerie, Privathotellerie, Ferienwohnungsanbieter – berücksichtigt.
Mit der Übernahme des Buchungssystems wird die FWTM direkter Vertragspartner der Gastgeber und lässt sich durch diese mit der Vermittlung von Unterkünften beauftragen. Zwei zusätzliche Mitarbeiter werden von Seiten der FWTM für die Betreuung des Buchungsservice beschäftigt, mit der aufwändigen Datenerfassung und –pflege wurde ein externer Dienstleister beauftragt.
Bereits 35 Hotels und 45 Ferienwohnungen haben das Angebot der FWTM angenommen. Damit sind in den ersten sechs Wochen seit Übernahme des Buchungssystems bereits 65% der Hotelbetten akquiriert. Weitere Hotels haben ihre Zusammenarbeit angekündigt. Die Daten werden zurzeit eingepflegt und Mitte Februar werden alle Partnerunterkünfte online abrufbar sein.
Wegen des auslaufenden Vertrags mit Holiday Insider musste die Umstellung auf das neue System zum 01. Januar 2016 erfolgen. Ein enger Zeitplan: Erst am 9. Dezember hatten FWTM, DEHOGA und Hotellerie das Vertragswerk final beschlossen. FWTM-Geschäftsführer Bernd Dallmann: „Für die gute, reibungslose Zusammenarbeit, die einen solchen Blitzstart ermöglichte, möchte ich allen Beteiligten – den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der FWTM, bei Lohospo und in den Freiburger Hotels und Ferienwohnungen – herzlich danken. Nur durch die gute Zusammenarbeit mit der Freiburger Hotellerie konnte dieses Projekt in dieser kurzen Zeit so erfolgreich umgesetzt werden.“
Die Leistungen des neuen Buchungssystems umfassen für die Hoteliers und Vermieter von Ferienwohnungen unter anderem die Darstellung und online Buchung der Unterkunft auf www.freiburg.de so – wie weiterer FWTM-Webseiten, Übersetzung des Eintrages in Englisch und Französisch sowie die Darstellung der Unterkunft im jährlich gedruckten Freiburg Katalog. Des Weiteren besteht ein telefonischer Buchungsservice durch die FWTM und es ist eine persönliche Buchung vor Ort in der Tourist-Information Freiburg möglich. Die Vermittlung von Unterkünften an Kongressteilnehmer und Gruppen erfolgt durch das Freiburg Convention Bureau der FWTM.
Franziska Pankow, FWTM-Abteilungsleiterin „Tourismus, Kongresse & Events“: „Wichtig und sinnvoll ist die Rückübernahmen des Buchungssystems vor allem bei Kongressakquise und Kongressservice. Die für Großkongresse notwendigen Zimmerkontingente können so schnell abgefragt und nachgewiesen werden. Zudem erfolgt der Buchungsservice für Kongresskunden aus einer Hand und mit einheitlichem Ansprechpartner.“ Auch die Betreuung Internationaler Messekunden wie zum Beispiel der Interbrush und der Jewellery & Gem Fair Europe wird durch ein eigenes Buchungssystem mit Zimmerkontingenten erleichtert.
Auf der Seite www.freiburg.de sowie weiteren FWTM-Webseiten wird nun die neueste Programmversion des Reservierungssystem TOMAS der Firma my.IRS GmbH verwendet. Das System TOMAS ist bereits bei über 400 Kunden und in vielen Großstädten im deutschsprachigen Raum im Einsatz, so u.a. in Berlin,Hamburg, Frankfurt, Dresden, Stuttgart, Basel, Zürich und Genf.
