Die Breisacher Netcontrol GmbH unterstützt Firmen auf dem Weg zum digitalen Büro – und muss dabei viel Aufklärungsarbeit leisten.
VON KATHRIN ERMERT
Auf dem Schreibtisch von Harald Hensle liegt kaum Papier, und in den Regalen seines Büros stehen so gut wie keine Ordner. Akquise, Auftrags- und Projektmanagement, Rechnungen und alle anderen Geschäftsvorgänge seiner Firma Netcontrol finden ausschließlich digital statt. „Wir müssen und wollen leben, was wir unseren Kunden versprechen“, sagt der Inhaber. Mit der Software „Aktenmeister“ tritt Netcontrol an, das Büro zu digitalisieren.
Eine Mammutaufgabe, denn das Office ist im Gegensatz zur Produktion ein vernachlässigter Bereich in der Arbeitswelt 4.0. Hensle und seine 15 Mitarbeitenden beobachten mitunter haarsträubende Vorgänge bei neuen Kunden. Da werden E-Mails ausgedruckt, unterschrieben, eingescannt, wieder elektronisch verschickt und gleichzeitig als Papier abgeheftet.
Zu Beginn der Coronazeit wurde das besonders deutlich, als kistenweise Aktenordner aus Unternehmen ins Homeoffice umzogen. Die Pandemie hat der Digitalisierung gerade von Verwaltungen zwar einen Schub gegeben. Ausreichend war der aber noch nicht. Hensle schätzt, dass höchstens ein Fünftel der deutschen Büros wirklich digital sind.
Der Markt ist also groß, der Druck zu digitalisieren aber offenbar nicht. Es gibt hunderte Anbieter von Dokumentenmanagementlösungen, beispielsweise auch die Freiburger Firma Jaka digital oder Ignition Teams aus Waldkirch. Doch viele Kunden sehen den Bedarf kaum, wissen nicht, wo und wie sie ansetzen können. Oder sie fühlen sich von Programmen überfordert, die mitunter mehr versprechen, als sie halten können. „Unsere größte Mühe ist zu vermitteln, dass digitale Verwaltung einfacher geht als Knicken, Lochen, Abheften“, sagt Hensle. Es dürfe nicht der Eindruck entstehen, dass die bisherigen analogen Abläufe einfacher und schneller sind.
Hensle ist kein Informatiker, sondern studierter Philosoph. Er geht die Programmierung von der menschlichen statt der technischen Seite an. Es geht ihm nicht um möglichst viele Funktionen, sondern um möglichst selbsterklärende Handhabung. „Software muss so gemacht sein, dass Menschen sich leicht darin zurechtfinden“, sagt der Netcontrol-Chef. Er hat das Unternehmen 1995 gestartet und zahlreiche Softwareprogramme entwickelt.
„Höchstens ein Fünftel der Büros in Deutschland ist wirklich digital.“
Harald Hensle, Geschäftsführender Gesellschafter Netcontrol
Das Dokumentenmanagement „Aktenmeister“ hieß anfangs „Starfinder“ und diente nur dem eigenen Bedarf, weckte bald aber auch das Interesse anderer und wurde schließlich zum erfolgreichsten Produkt, auf das das Unternehmen sich konzentrierte und es seither stetig weiterentwickelt. Die Kunden sind kleine und mittelgroße Unternehmen in Deutschland, Österreich und der Schweiz.
Netcontrol akquiriert quer durch alle Branchen – überall wo es einen bis etwa fünfzig Bildschirmarbeitsplätze und große Papiermengen gibt. Außerdem arbeiten die Breisacher mit Fachhandelspartnern wie IT-Dienstleistern zusammen. Und sie bieten einen „Scan-Service“ für Papierdokumente an – vom Abholen bis zum rechtskonformen Entsorgen.
Das digitale Büro spart Zeit, weil der elektronische Workflow schneller funktioniert und man weniger Zeit mit Suchen verbringt. Zudem ist man rechtskonform unterwegs – gerade für kleine und mittelgroße Unternehmen eine Herausforderung. Denn die Finanzverwaltung treibt die Digitalisierung voran. Seit 2015 müssen steuerrelevante Daten auch elektronisch korrekt erfasst werden. Das schreiben die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form“ vor, besser bekannt unter der Abkürzung GOBD.
Diese Verwaltungsanweisung ist noch wenig durchgedrungen, obwohl das bei einer Betriebsprüfung teuer werden kann. Hensle schätzt, dass 80 Prozent der Unternehmen nicht normenkonform unterwegs sind. Auch von anderen Seiten wachsen die Anforderungen. Aktuell stellen beispielsweise die Sozialversicherungsträger oder die Verwaltungsgerichte auf elektronische Unterlagen um. Gleichzeitig sind die Kosten für Papier stark gestiegen.
Kommt da also eine Nachfragewelle auf Anbieter von Dokumentenmanagement wie Netcontrol zu? „In dieser Situation bieten sich uns Chancen, die wir unbedingt nutzen wollen“, sagt Hensle. Der Firmenchef hat deshalb die Voraussetzungen im eigenen Unternehmen geschaffen und zwei junge Führungskräfte eingestellt: Sebastian Brenner (34) leitet nun den Vertrieb und Matthias Schandelmeyer (35) das Projektmanagement. Hensle kann sich ausschließlich um Entwicklungen kümmern. Bislang macht der Umsatz zwar noch keine Sprünge. Er liegt aktuell bei rund 1,2 Millionen Euro – aber Tendenz steigend.