Josa Rudow vom Ihringer Hofgut Lilienhof hat die Software Eventcloud entwickelt. Die digitale Anwendung verschönert die Festplanung der Gastgeber und optimiert die Organisation des Veranstalters.
VON CHRISTINE WEIS
Normalerweise organisiert Geschäftsführer Josa Rudow vom Ihringer Hofgut Lilienhof rund 70 Events im Jahr: Hochzeiten, Sommerfeste, Familiengeburtstage, Tagungen, Weihnachtsfeiern im großen Rahmen. Mit Bogenschießen, Grillkurs, Kaiserstuhl-Rallye, Kinderschminken, Schokobrunnen, Winzerchallenge bis zum Shuttle-Service bleibt kein Wunsch unerfüllt. Wer mal wieder ein bisschen Partyatmosphäre schnuppern will, ist mit einem Besuch auf der Lilienhof-Webseite gut beraten.
Mit spontanen Buchungen könnte es allerdings schwierig werden, denn sobald es wieder möglich ist, müssen erstmal viele verschobene Feste nachgefeiert werden. Mit wenigen Ausnahmen herrschte 2020 wegen der Pandemie Flaute auf dem Hofgut. Normalerweise beschäftigt Rudow in den Saison-Monaten rund 80 Mitarbeiter (hauptsächlich Aushilfen). Seit Corona ist das Team auf die Kerngröße von vier Festangestellten geschrumpft. Aber sie waren sehr aktiv und nutzten die eventlose Phase, um ein neues Geschäftsmodell zu etablieren. Seit kurzem ist ihr Produkt „Eventcloud“ am Start: Die cloudbasierte Software-Anwendung (Software-as-a-Service) richtet sich an andere Veranstalter. Sie erleichtert und digitalisiert die Eventorganisation.
Die Grundlagen für diese spezielle Eventtechnologie hat der gelernte Online Marketing Manager aus Bötzingen zunächst für die eigene Location entwickelt. Er wollte Abläufe optimieren:
„Mir waren zu viel Papier und zu viele individuelle personenabhängige Lösungen im Spiel. Für eine Veranstaltung ist viel Organisation und Kommunikation notwendig und genau die wollte ich vereinfachen und für alle Beteiligten besser machen“
Josa Rudow
Sein Tool Eventcould erfüllt genau diesen Anspruch.
Digitale Hochzeitsplanung mit Spaßfaktor
Die Eventcloud ist einfach in der Handhabung und richte sich auch an Menschen, die nicht technikaffin seien. Der wolkige Name spiegle das leichte Servicemodell. Und so kann man sich eine Hochzeitplanung mit der Eventcloud vorstellen: Ein Paar kuschelt gemütlich auf der Couch und klickt sich mit Tablet oder Smartphone durch den Eventplaner: Darin plant man nahezu spielerisch seine Hochzeit bis ins Detail – von der Frage wie die Servietten gefaltet sind bis hin zu großen zusätzlichen Leistungen wie einem exklusiven Trau-Paket. Einfach Häkchen setzen bei Cocktails, Catering, Brezel- oder Candybar, Blumendeko, Fotobox, Glitzerregen, Live-Band oder Weinbegleitung. Mit jedem Klick wird das Budget aktualisiert, damit lassen sich die Kosten immer im Auge behalten. Das ist nicht unerheblich, eine Hochzeit kann je nach Gästezahl und Ausstattung locker 20.000 Euro kosten. „Mit dem Konfigurator werden sogar mehr Zusatzangebote gebucht als auf dem analogen Weg“, sagt Rudow, „denn die eigene Planung macht Spaß und hat keinen Verkaufscharakter“.
„Spaßfaktor als Umsatzbringer“, mit diesem Argument will der tatkräftige Kaiserstühler auch seine Veranstaltungskollegen überzeugen. 95 Cent pro Gast kostet die Software. Das ist in Rudows Augen ein fairer Deal. Support gibt`s gratis und es bestünde kein Risiko. Der noch größere Mehrwert für die Locations bestünde in den vereinfachten Prozessen und der Zeitersparnis etwa für Beratungen. Das Profil wird an den Markenauftritt des Käufers angepasst, den Fragebogen kann dieser individuell gestalten, dann legt er seine eigenen Kunden an und weist ihnen den Fragebogen zu. Das System erstellt automatisiert Organisationspläne und bietet den Locations weitere Controlling-Möglichkeiten.
Einige Eventlocations haben bereits angebissen, mit weiteren Interessenten sei man im Gespräch. Die Ihringer sehen sich aber noch nicht am Ziel angekommen und möchten die Software mit weiteren Zusatzfunktionen wie zum Beispiel einem Tischplan-Konfigurator oder mit einer vereinfachten Rechnungserstellung erweitern. Einladungs- oder Hochzeitskarten zu erweitern. Wie dann der eigene Zeitplan aussieht, wenn es wieder mit den Events vor Ort am Kaiserstuhl losgeht, ist noch etwas ungewiss. Aber auch da findet das kreative Team sicherlich eine intelligente Lösung.
